Vous devez prendre contact avec le centre national firmes étrangères qui procédera à l’immatriculation de votre entreprise.

L'Institut national de la statistique et des études économiques (Insee) procèdera à l’enregistrement de votre entreprise et vous transmettra rapidement votre numéro Siret, qui correspond au numéro d’immatriculation de votre entreprise.
Dès réception de celui-ci, vous pourrez saisir votre adhésion sur www.tfe.urssaf.fr.

Le centre national firmes étrangères pour :

  • les informations générales,
  • la gestion de votre compte (aide au remplissage des documents, gestion des demandes d’adhésion, des contrats et des volets sociaux, calcul des cotisations, mise à disposition des bulletins de paie, des décomptes de cotisations et des déclarations annuelles),
  • le paiement des cotisations et contributions sociales.

Oui, vous devez obligatoirement contacter, en parallèle de votre demande d’adhésion au TFE, les différents organismes sociaux dont vous dépendez, en fonction de la convention collective nationale applicable à votre entreprise en France, pour remplir un dossier d’immatriculation (sans frais d’inscription, ni surcoût de cotisations) : service de santé au travail, pôle emploi services pour l’assurance chômage, Humanis International pour la retraite complémentaire et, le cas échéant, un organisme de retraite supplémentaire, de prévoyance, la caisse de congés payés du bâtiment de la région parisienne CCPBRP pour les secteurs du bâtiment et des travaux publics ou la caisse interprofessionnelle de congés payés pour le secteur notamment du transport.

Cette démarche est indispensable pour la bonne gestion de votre dossier et pour garantir les droits à prestations de vos salariés.

La DSN est une nouvelle modalité de transmission unique, mensuelle et dématérialisée des données de la paie issues d’un logiciel de paie et RH. Elle remplace la majorité des déclarations sociales à compter de 2017.

Votre centre TFE sera chargé d'établir les formalités et déclarations auxquelles la DSN se substitue.

Si votre numéro Siret est connu, des informations relatives à vos coordonnées (raison sociale, adresse, téléphone…) seront affichées automatiquement.

Vous devez ensuite, en fonction de votre convention collective nationale, indiquer les organismes sociaux, auxquels vous êtes affilié pour vos salariés et les taux applicables dans votre entreprise.

Enfin, vous devez renseigner les informations complémentaires demandées.

Pour vous aider à compléter cette adhésion, certaines zones sont préremplies et une aide en ligne est à votre disposition.

Pour toute information complémentaire, contacter le centre national firmes étrangères.

Oui. Tout d’abord avant de valider votre adhésion, plusieurs vérifications sont effectuées au niveau de votre adresse mail en appliquant des mesures de sécurité habituelles.

Vous choisissez également votre mot de passe, qui vous permet d’accéder à l’espace de déclaration de vos salariés.

Pour information, en cas de changement de votre adresse mail ou de votre mot de passe, des contrôles sont réalisés dans les mêmes conditions.

Oui, si vous n’avez pas d’établissement en France, vous pouvez utiliser le TFE pour gérer tous vos salariés employés en France, quel que soit leur contrat de travail, à la condition qu’ils soient moins de 20.

Oui, vous avez la possibilité d’adhérer au TFE sur www.tfe.urssaf.fr pour gérer vos salariés actuels et, le cas échéant, de nouveaux salariés, à la condition qu’ils soient moins de 20. Toutefois, si vous choisissez d’utiliser le TFE, vous êtes tenu de déclarer l’ensemble de vos salariés déclarés en France par ce dispositif.

Pour tout savoir sur le fonctionnement du TFE vous pouvez consulter la rubrique « L'essentiel du TFE » .

Pour plus d’information, contactez le centre national firmes étrangères.

Le contrat sert de déclaration préalable à l'embauche (DPAE), qui est une formalité obligatoire à effectuer avant toute embauche et de contrat de travail.

Dès validation du contrat, vous devez imprimer et signer le certificat d’enregistrement du contrat de travail puis le faire signer par votre salarié.

S’il existe des clauses particulières dans le contrat de travail (emploi à temps partiel, clause de non-concurrence ou de confidentialité…), vous devez rédiger une annexe. Vous devez signer cette annexe et la faire signer par votre salarié.

Chacun d’entre vous doit conserver un exemplaire de chaque document.

Dès la validation de votre saisie, la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) est transmise par flux informatique et vous pouvez imprimer le certificat d’enregistrement, le signer et le faire signer par votre salarié, sans oublier de lui en remettre un exemplaire.

Dans le cas d’un contrat à durée déterminée - CDD, toutes les données administratives de votre salarié sont enregistrées (nom, prénom, adresse, date de naissance, lieu de naissance, numéro de Sécurité sociale…). Si vous êtes amené à signer un nouveau contrat avec lui, vous ne serez pas obligé de ressaisir toutes ces données.

Oui, le numéro de Sécurité sociale est obligatoire dès la déclaration de votre salarié.

Si ce numéro n'est pas renseigné, vous ne pourrez pas valider le volet social pour l'établissement du bulletin de paie et ce, dans les conditions suivantes :

  • dès la saisie du premier volet social pour un salarié français,
  • au plus tard lors de la saisie du troisième volet social pour un salarié étranger.

Cette donnée est nécessaire notamment pour garantir les droits de votre salarié en matière de retraite de base et de retraite complémentaire.

Pour information, un salarié français reçoit son numéro de Sécurité sociale par la Caisse primaire d'assurance maladie (CPAM) à partir de 16 ans.
Un salarié français né à l'étranger ou un salarié étranger doit demander ce numéro auprès de la CPAM dont il dépend.

Vous saisissez les éléments nécessaires au calcul des cotisations (éléments de rémunération, nombre d’heures effectuées, période d’emploi,…). La période d'emploi déclarée ne doit pas excéder un mois civil.

Si les déclarations suivantes sont identiques, la plupart des données sont préremplies. Vous devez simplement cliquer sur la zone « générer un volet social identique ». Toutefois, il convient de modifier a minima la période d’emploi et la date de paiement du salaire.

Oui, avant d’enregistrer le volet social vous avez la possibilité de cliquer sur « calcul des cotisations ».

Cela vous permet de connaître, dans la plupart des cas, le salaire net à payer à votre salarié, ainsi que le montant des cotisations et contributions dues.

Si vous enregistrez cette déclaration, vous pouvez imprimer le bulletin de paie dès le lendemain.

Depuis le 1er janvier 2019, les heures supplémentaires et complémentaires effectuées sont exonérées des cotisations salariales d’assurance vieillesse, veuvage, retraite complémentaire Agirc-Arrco et d’impôt sur le revenu dans la limite de 11,31 %. Un taux inférieur peut être appliqué dans le cas où le cumul des taux de ces cotisations n'atteint pas 11,31 %.

Consultez la page de la réduction de cotisations salariales sur les heures supplémentaires et complémentaires sur le site www.urssaf.fr pour en savoir plus.

Vous devez saisir dans la rubrique « Heures supplémentaires ouvrant droit à réduction » :

  • le nombre d’heures supplémentaires ou complémentaires, ouvrant droit à réduction de cotisations salariales et défiscalisation ;
  • la rémunération globale correspondante. Le montant est égal à la rémunération brute des heures supplémentaires ou complémentaires majorée dans les limites prévues par la convention collective nationale, un accord collectif ou à défaut par le code du travail. Ce montant ne doit pas intégrer les majorations de salaire liées à la réalisation d’heures supplémentaires ou complémentaires relatives par exemple au travail de nuit, du dimanche ou aux jours fériés.

Le centre national TFE calcule les cotisations et les contributions sociales obligatoires puis vous transmet un décompte de cotisations. Ce décompte reprend les informations contenues dans le volet social et vous informe du montant des cotisations dues ainsi que de la date limite de paiement.

Il s’agit très certainement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS). Cette formalité, effectivement obligatoire, est prise en charge par le centre national TFE pour tous les salariés gérés par le TFE.

Cette déclaration sert à transmettre des informations à différents organismes (organismes de protection sociale obligatoire, administration fiscale…).

Parallèlement à votre adhésion, vous devez remplir un dossier d’immatriculation auprès des organismes de protection sociale obligatoire (voir réponse sur les autres démarches).

La déclaration de vos salariés par le TFE vous permet de payer en une seule fois les cotisations et contributions dues aux organismes suivants :

  • Urssaf (cotisations et contributions sociales, assurance chômage)
  • Humanis International pour la retraite complémentaire

et, le cas échéant,

  • un organisme de retraite supplémentaire,
  • un organisme de prévoyance,
  • la caisse de congés payés du bâtiment de la région parisienne CCPBRP pour les secteurs du bâtiment et des travaux publics ou la caisse interprofessionnelle de congés payés pour le secteur notamment du transport.

Vous devez, cependant, régler directement auprès de chaque organisme concerné les contributions destinées au financement de la formation professionnelle, au service de santé au travail ainsi qu'aux régimes facultatifs ou individuels de protection sociale, à la taxe d’apprentissage...

Le centre national TFE vous transmet mensuellement un décompte de cotisations pour le paiement de l'ensemble des cotisations sociales obligatoires : Urssaf, assurance chômage, retraite complémentaire, prévoyance et le cas échéant la caisse des congés payés (BTP) ou la caisse interprofessionnelle de congés payés (transport)…

Les cotisations et contributions sociales obligatoires sont recouvrées par l'Urssaf Alsace.

Les contributions non collectées dans le cadre du TFE sont notamment :

  • la prévoyance et la retraite individuelle facultatives ;
  • la formation professionnelle continue ;
  • la taxe d'apprentissage ;
  • le cas échéant, la participation au fonds de développement pour l'insertion professionnelle des handicapés.

Vous devez verser ces contributions directement aux organismes concernés.

Deux modalités de paiement vous sont proposées :

  • la plus simple, par prélèvement automatique pour les entreprises ayant un compte bancaire en France. Le prélèvement intervient sur votre compte le 15 du mois suivant l'envoi du décompte de cotisations ;
  • par virement international à l’ordre de l’Urssaf Alsace, à effectuer en début de mois suivant la réception du décompte de cotisations.

Nous vous invitons, à créer un compte bancaire en France pour utiliser le prélèvement automatique notamment pour les raisons suivantes :

  • pas de risque d'oubli de votre part ;
  • c'est un moyen de paiement simple et sécurisé ;
  • une fois le mandat de prélèvement prérempli accepté et validé, vous n’avez plus aucune formalité à faire.

Le projet Sepa (Single Euro Payments Area) a pour objectif d’harmoniser les moyens de paiement en euros. Il concerne les moyens de paiement les plus utilisés en Europe : carte bancaire, virement et prélèvement automatique. À compter de 2013, le centre national des firmes étrangères s’adapte progressivement au projet européen Sepa en utilisant les coordonnées internationales BIC IBAN.

Vous avez opté pour le prélèvement automatique

La gestion de votre mandat de prélèvement, conformément à la norme, est confiée à votre centre national TFE et pas à votre banque.

Sur vos décomptes de cotisations figurent l’identifiant créancier Sepa (ICS) qui est le numéro d’identification de l’Urssaf Alsace ainsi qu’une référence unique de mandat (RUM) identifiant votre mandat.

Dans le cadre du dispositif TFE, le délai entre l’envoi du décompte de cotisations et le prélèvement peut être, le cas échéant, inférieur à 14 jours calendaires.

En cas de modification ou de révocation de votre mandat, devez en informer votre centre. Pour toute réclamation concernant un prélèvement, vous devez contacter votre banque.

Vous avez opté pour le virement international

Si vous souhaitez payer, pour la première fois, vos cotisations et contributions sociales par virement, vous devez vous adresser à votre centre national firmes étrangères. Cette dernière vous transmettra ses coordonnées bancaires aux normes Sepa ou au format RIB selon la configuration de votre logiciel.

Les cotisants qui bénéficient d’un remboursement pour la première fois seront contactés par l’Urssaf afin d’obtenir leurs coordonnées bancaires.

Sur le décompte de cotisations, vous avez une zone « cotisations dues à des organismes tiers » et sur l’état récapitulatif vous avez le détail des montants à payer par organisme.

Oui, vous êtes redevable des mêmes cotisations avec les mêmes avantages.

Vous devez contacter le plus tôt possible le centre national firmes étrangères pour trouver une solution adaptée.

  • un exemplaire du certificat d’enregistrement du contrat, que l’employeur remet au salarié, une fois signé par les deux parties,
  • un bulletin de paie transmis à l'employeur qui le remet au salarié,
  • une attestation annuelle des salaires déclarés dans le cadre du TFE. Ce document est adressé par le centre national firmes étrangères et permet au salarié de connaître le montant global perçu au titre de l’année précédente dans le cadre du TFE.

Si vous avez perdu votre mot de passe, vous devez cliquer sur la rubrique « Espace employeur », saisir votre numéro Siret dans le bloc « Identification » puis cliquer sur la phrase "J'ai perdu mon mot de passe".

Le centre national TFE vous adresse un mail sécurisé qui vous permettra d’accéder à une page de modification. Ce lien sera actif 48 heures.

Vous pourrez alors créer votre nouveau mot de passe et, dès que cette opération sera effectuée, déclarer vos salariés et consulter l'historique de votre dossier sur www.tfe.urssaf.fr.

Dans la rubrique « espace employeur », vous pouvez imprimer à partir de :

  • la zone « Adhésion » l’accusé de réception d’adhésion,
  • la zone « Contrat » le certificat d’enregistrement du volet « identification du salarié »,
  • la zone « Editions » les bulletins de paie, les décomptes de cotisations, les états récapitulatifs mensuels et annuels et les attestations fiscales.

A l’exception des bulletins de paie, qui sont exclusivement en français, tous les autres documents (accusé de réception d’adhésion, décomptes de cotisations, états récapitulatifs mensuels et annuels et attestations fiscales) sont transmis dans la langue que vous choisissez (français, anglais ou allemand).

A tout moment sur le site informatif, vous pouvez changer de langue en sélectionnant la langue à droite du menu principal. De même, dans la partie déclarative, vous pouvez changer de langue en cliquant sur un des drapeaux situé en haut à droite de l’écran.

La demande de modification de langue induit également la modification de langue pour les documents (accusé de réception d’adhésion, décomptes de cotisations, états récapitulatifs mensuels et annuels et attestations fiscales), à l’exception des bulletins de paie qui sont toujours en français.

Pour toute autre question, vous pouvez contacter le centre national TFE.